Vertaa ja yhdistä Microsoft Word -asiakirjoja
Vertaa ja Yhdistä ovat kaksi erittäin hyödyllistä ominaisuutta Microsoft Word mutta useimmat meistä käyttävät sitä harvoin, koska emme ole tietoisia näistä ominaisuuksista. Näiden ominaisuuksien avulla voimme verrata kahta asiakirjaa ja löytää niiden välisen eron. Katsotaan siis ensin jokapäiväisten teostemme tilanteita, joissa löydämme niitä käytöstä.
Joissakin tapauksissa meillä voi olla saman version eri versiot. Saatamme joutua vertaamaan näitä eri versioita nähdäksesi muutokset niiden välillä. Tai meidän on ehkä yhdistettävä ne lopullisen kopion luomiseksi asiakirjasta. Vertailu-ominaisuuden avulla voimme tutkia jokaisella rivillä tehdyt muutokset, myös muutoksen tyhjässä tilassa. Näiden ominaisuuksien toinen sovellus tulee myös jatko-valmisteluihimme. Meillä voi olla yleensä useita kopioita jatkaa valmistettu eri tarkoituksiin tai muunnettu ajan myötä. Joskus, jos haluat verrata tai yhdistää kahta kopiota päivitetyn ansioluettelon luomiseksi, vertailu- ja yhdistämistoiminnolla voi olla suuri hyöty.
Ensi silmäyksellä voi tuntua siltä, että nämä kaksi ominaisuutta ovat samat. Mutta niillä on erilaiset toiminnot. Yhdistä-ominaisuuden avulla voimme todellakin löytää vain kuka mitä muutoksia asiakirjassa muutosten merkitsemisen lisäksi. Mutta vertailuominaisuus vertaa vain kahden asiakirjan sisältöeroja.
Katsotaan nyt, kuinka voimme käyttää näitä ominaisuuksia.
Word-asiakirjojen vertailu
1.Avaa Word ja löydät Vertailla vaihtoehto tarkastelu-välilehdessä Klikkaa Vertailla .
2.Nyt valikosta Vertailla mahdollisuus verrata kahta asiakirjaa.
3.Nyt näyttöön tulee asiakirjojen vertailu -valintaikkuna. Meidän on valittava kaksi vertailtavaa asiakirjaa. Valitse alkuperäinen asiakirja ja tarkistettu asiakirja. Vertailuasetusten alla meillä on erilaisia vaihtoehtoja, jotka voidaan tarkistaa mieltymystemme mukaan. Muutoksia voidaan verrata sanatasolla tai merkkitasolla. On parempi valita vaihtoehto näyttää muutokset uudessa asiakirjassa, jotta vältetään sekoittuminen alkuperäisiin asiakirjoihin.
4. Napsauttamalla OK, saamme uuden asiakirjan, jossa erot on merkitty. Sivupalkissa näkyy lisäysten, poistojen, siirtojen ja muotoilumuutosten määrä. Jokainen muutos merkitään ja selitetään hyvin. Uudessa asiakirjassa yliviivattu teksti poistetaan, punainen alleviivattu teksti lisätään ja vihreä teksti siirretään.
5. Oletuksena alkuperäisen kopion asiakirjasta valitaan ja näytetään oikeassa paneelissa. Voimme vierittää alkuperäistä asiakirjaa oikeassa paneelissa ja uusi asiakirja, johon on merkitty muutokset, vierittää sitä vastaavasti. Mutta meillä on toinen vaihtoehto piilottaa alkuperäinen asiakirja. Voimme valita tämän vaihtoehdon tarkistus-välilehdestä. Siirry vertailuvaihtoehtoon tarkasteluvälilehdessä -> Näytä lähdeasiakirjat-> valitse Piilota lähdeasiakirja -vaihtoehto.
Valitse nyt Seuranta-välilehdessä Ilmapallot-vaihtoehto ja napsauta Näytä versiot ilmapalloissa.
Nyt oikeassa paneelissa voimme nähdä asiakirjan muutokset, jotka on merkitty yksityiskohtaisesti ilmapallon ilmoituslomakkeeseen. Tämä helpottaa asiakirjojen muutosten tarkastelua.
7.Jos haluat saada lopullisen kopion asiakirjasta alkuperäisistä ja tarkistetuista kopioista, voit tehdä sen helposti muokkaamalla uutta asiakirjaa ja kaikki muutokset merkittyinä. Napsauta milloin tahansa muutosta napsauttamalla riviä hiiren kakkospainikkeella ja valitse, hyväksytäänkö vai hylätäänkö muutos. Näin voimme lisätä haluamamme muutokset ja hylätä muutokset, joita ei vaadita asiakirjan lopullisen kopion luomiseksi.
Dokumenttien yhdistäminen Wordissa
Yhdistä-ominaisuus toimii samalla tavalla kuin vertailu. Olemme jo nähneet eron heidän toiminnoissaan. Yhdistä-sovelluksella voidaan yhdistää kaksi asiakirjan versiota lopullisen kopion luomiseksi asiakirjasta. Kun käytämme yhdistelmää uuden asiakirjan luomiseen, kaikista tarkistetun asiakirjan muutoksista seurataan muutoksia, jotka muutokset tehneet kirjoittajat ovat tunnistaneet.
Katsotaan nyt, kuinka yhdistämistoimintoa käytetään:
1. Valitse tarkastelu-välilehdessä Vertaa-vaihtoehto ja napsauta Yhdistä.
2. Valitse Yhdistä-valintaikkunasta yhdistettävien asiakirjojen alkuperäinen ja tarkistettu kopio. Säädä asetuksia mieltymystesi mukaan ja napsauta OK.
Tämän jälkeen saat saman asettelun kuin aiemmin vertailuvaihtoehdossa. Voit tarkastella muutoksia, napsauttaa niitä hiiren kakkospainikkeella ja valita, hyväksytäänkö vai hylätäänkö muutokset. Siten tarkistettu uusi asiakirja voidaan luoda.
Toivottavasti sinulla on selkeä käsitys toimintojen vertailusta ja yhdistämisestä. Käytä näitä hyödyllisiä ominaisuuksia helpottaaksesi töitäsi ja säästääksesi aikaa.
Rakasta aina oppia lisää.
Suositeltu sinulle:- Kuinka yhdistää useita Word-asiakirjoja yhdeksi Microsoft Word 2016: ssa
- Korjaa oikeinkirjoituksen tarkistus, joka ei toimi MS Wordissa
- 25 Piilotettu Microsoft Word 2016 -vinkki ms-sanan nopeampaan käyttöön
- Kuinka palauttaa tallentamaton Word-asiakirja MS Wordiin
- Kuinka tallentaa kaikki kuvat Microsoft Wordista kansioon Windows 10: ssä
- Kuinka muuntaa JPG-tiedosto muokattavaksi Word-dokumentiksi Windows 10: ssä